個人情報を含む書類の滅失事案の発生について（報告とお詫び：精神保健班）

　このたび、当保健所精神保健班において退院後支援計画（1件・1名）に関連する書類について、所在が不明となっており、当該文書を滅失していることが発覚しました。
本事案に関わる当該対象者様、ご家族様、並びに関係機関の皆様には多大なるご不安やご迷惑をおかけすることとなり、心から深くお詫び申し上げます。

1．事実の概要
　当保健所精神保健班において令和5年12月13日付で作成した退院後支援計画書を当該対象者様、ご家族様並びに関係機関のご担当者様に持参又は郵送しました。その後、当該計画書作成時の関連文書をレバーファイルに綴り、情報共有を図る目的で　班内での回覧を行っておりました。令和6年1月に文書作成担当者が当該文書の保管を確認したところ、回覧中の当該文書が担当者の手元に戻っていないことが判明致しました。

2．対応
　・事例発生を受け、担当班（精神保健班）と所内全体を1カ月以上捜索しましたが、当該文書は発見されませんでした。
　・当該対象者様とご家族様、関係機関に対し対面及び書面にて事案の報告と謝罪を行いました。
　・関係職員への聞き取り等から当該文書が所外に持ち出された可能性は極めて低いことを確認しました。
　・これまでのところ個人情報が外部へ漏洩した事実は確認されていません。

3．原因
　個人情報の取り扱いについては、これまで沖縄県文書管理規程に則り、勤務時間外は班内の鍵付き書庫で保管していましたが、勤務時間内は個人情報を含むファイルの保管場所を固定していなかったこと、班員全員で回覧していたことが、今回の事案を引き起こした原因と考えております。

4．再発防止策
　情報共有の方法として行っていた決裁後の班内回覧を廃止するとともに、勤務時間中におけるファイル保管場所の固定等を定めたより詳細な文書管理マニュアルを作成し、再発防止の徹底に努めて参ります。

　令和6年4月15日　南部保健所長